Vaut-il mieux stocker ses archives en interne ou via un prestataire ?

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Faut-il externaliser ses archives ou les stocker en interne ?

Archiver son fonds documentaire est aujourd’hui une activité incontournable dans l’univers professionnel, ne serait-ce qu’au niveau règlementaire. Se pose alors la question de faire appel à un prestataire pour prendre en charge l’ensemble de cette activité. Arcalys Archivage est un bon exemple de ce que peut apporter un spécialiste du stockage des archives physiques. Pour les experts de cette société, l’externalisation des archives est souvent l’aboutissement d’une réflexion que mène en interne la direction, appuyée par les conseils d’experts que prodiguent ces spécialistes de l’archivage.  Cette réflexion passe par bien des étapes, à commencer par les aspects organisationnels et budgétaires. Ces quelques lignes vous permettront de vous faire une idée des avantages de faire appel à un prestataire externe.

Quels est la cadre légal et réglementaire de l’archivage ?

Pour commencer, faisons retour sur le cadre réglementaire, car l’archivage doit être appréhendé dans cette dimension en premier lieu, avant tout autre considération propre à l’organisation elle-même. Voici quelques textes réglementaires à connaître :

  • Loi n°2008-561 du 17 juin 2008 : réforme de la prescription en matière civile
  • Loi n° 2000-230 du 13 mars 2000 : caractère probatoire de la signature électronique
  • Décret n°2009-1124 du 17 septembre 2009 : externalisation de l’archivage des organismes publics auprès de prestataires privés
  • Norme ISO 15489 sur le Records Management
  • Norme NF Z 40-350 sur les « prestations en archivage et gestion externalisée de documents sur support papier »
  • Instruction fiscale du 11 janvier 2007 (Code Général des Impôts) : dématérialisation factures
  • Décret n° 2011-246 du 4 mars 2011 : hébergement des données de santé à caractère personnel
  • Accords Bâle II Normes internationales : système bancaire
  • Norme NF Z 42-013 et règles de certification NF 461 sur la numérisation de documents et la mise en œuvre d’une solution d’archivage électronique à vocation probatoire.

Stocker ses documents en interne, une bonne idée ?

en-terminer-avec-les-archives06Il est logiquement tentant de prendre en charge les archives au sein même de l’entreprise en formant un ou plusieurs employés à cette pratique. Ce qui ne devait être qu’une tâche ponctuelle devient rapidement une activité majeure dans l’emploi du temps d’un personnel de moins en moins affecté à sa tâche principale. Le choix de l’internalisation doit également être associé à la création d’une politique d’archivage, d’une logistique dédiée voire d’une application de gestion pour faciliter les mouvements d’archives. Dans certains cas, et selon le volume, c’est une solution à envisager. Mais il faut impérativement se poser les bonnes questions avant de s’engager dans cette direction.

Le local qui accueille les archives d’entreprise doit par exemple faire l’objet de la plus grande attention. Il doit bien entendu être sécurisé mais pas seulement : il doit aussi répondre aux normes de sécurité incendie et inondation pour assurer la pérennité des documents stockés.

Confier la gestion des archives à un prestataire externe permet aux ressources humaines de se recentrer sur leur cœur de métier et de bénéficier d’un local répondant à toutes les normes de conservation en vigueur.

 

Quelles sont les étapes de prise en charge du stockage d’un fonds documentaire ?

Confier la gestion de vos archives aux experts en stockage d’archives comme Arcalys, c’est bénéficier de toutes les garanties en matière de sécurisation des documents. Non seulement les archives sont stockées dans des infrastructures adaptées et certifiées, mais elles sont de plus traçables lors des étapes de logistique, de manutention et d’entreposage. L’archivage est ainsi garanti conforme à la règlementation. Voici l’offre de cet acteur de l’archivage en France. Cette animation montre clairement les étapes de traitement du fonds documentaire.

Une fois les documents stockés et archivés, tout n’est pas terminé, loin delà. Il importe d’organiser la fin de vie de documents et la destruction des archives dans les règles. Cette étape n’est pas anodine car elle engage la confidentialité des documents si elle n’était pas exécutée de manière très rigoureuse. Mais avant cela, il est parfois utile de récupérer un document, et ce dans des délais plus ou moins courts. Ces situations peuvent nécessiter la présentation d’un document archivé depuis plus ou moins longtemps et il importe de pouvoir le restituer dans les meilleures conditions. Dans ce cas, l’archiviste se charge de le faire parvenir immédiatement par voie postale ou par mail (version scannée), très utile en cas d’extrême urgence. L’utilisation des nouvelles technologies ne se limite pas aux versions numériques des archives, un plan d’archive est mis à disposition par le biais d’un portail internet sécurisé.

Externaliser l’archivage est une économie substantielle !

En ce qui concerne l’aspect financier, faire appel à un prestataire externe est très avantageux, notamment grâce aux économies réalisées sur les charges locatives (espace réduit dans les locaux) et coûts de gestion d’archivage limités.

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