Les avantages d’un accueil téléphonique externalisé pour l’entreprise

Les avantages d’un accueil téléphonique externalisé pour l’entreprise

La qualité de l’accueil téléphonique est déterminante pour l’image de l’entreprise. La réactivité, la courtoisie, la capacité des standardistes à qualifier et traiter chaque appel, sont autant d’éléments de satisfaction ou d’insatisfaction pour les appelants. Pour une prise en charge optimale de ces derniers à moindres coûts, une solution existe : la permanence téléphonique externalisée.

Gain de temps et d’efficacité

Pour l’entreprise, chaque appel signifie une interaction avec un client existant ou potentiel, avec à la clé, une commande, une demande d’informations sur ses produits, etc. Or, une ligne constamment occupée ou un appel non décroché après 3 sonneries risque de lui faire rater un nombre important d’opportunités d’affaires.

Pour alléger ses salariés, l’entreprise peut opter pour un accueil téléphonique externalisé. Les opérateurs décrochent les appels, les qualifient, et en fonction des consignes du client, mettent l’appelant en relation avec la personne souhaitée ou prennent un message.

Le premier avantage de cette solution est d’éviter les délais de décrochage et temps d’attente trop longs. Des équipes d’opérateurs compétents et expérimentés assurent un accueil professionnel à la hauteur des attentes des clients 24 h/24 et au besoin, les week-ends et jours fériés. Cette grande réactivité et cette disponibilité maximale concourent à produire un impact positif sur la relation client ou la fidélisation.

De leur côté, grâce à une charge de travail allégée, les réceptionnistes de l’entreprise peuvent se consacrer aux visiteurs qui se présentent dans ses locaux et vaquer à d’autres travaux administratifs. Et dans le cas d’une organisation où les collaborateurs gèrent eux-mêmes les communications entrantes, ces derniers sont déchargés d’une tâche chronographe qui, en les interrompant constamment, les empêche de se concentrer sur des activités à plus forte valeur ajoutée.

Budget optimisé

Grâce à l’externalisation de son standard, l’entreprise est exemptée de lourds investissements dans des infrastructures, puisque le prestataire dispose d’outils téléphoniques et informatiques à la pointe de la modernité. Elle n’a rien à installer sur son site, un système de transfert de ligne permettant à l’équipe du centre d’appels de recevoir ses appels à sa place et d’y répondre à son nom. Ce dispositif lui permet par ailleurs de reprendre sa ligne en main à tout moment si elle opte pour une externalisation ponctuelle.

Tout en bénéficiant d’un service de qualité, elle n’a pas à supporter les coûts et les contraintes du recrutement et de la formation de personnes supplémentaires. Enfin, alors qu’elle est joignable pour ses prospects, clients et partenaires sur une plage horaire étendue, elle n’a pas besoin de mettre en place une astreinte téléphonique, généralement synonyme de surcoûts.

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