L’utilité d’un tampon encreur pour une entreprise

Pour une entreprise, le tampon encreur est un des petits accessoires dont on peut se passer. Même si chaque responsable d’une entité possède son propre tampon encreur, il l’utilise plus d’une fois dans la journée. Les PME et les particuliers qui travaillent à leur compte personnel trouvent ce tampon encreur pas très utile. Nous allons vous exposer dans les lignes qui suivent l’importance de cet accessoire et aussi les bonnes raisons d’en adopter un.

Pour plus de crédibilité envers les autres collaborateurs

Pour le cas d’une entreprise, un tampon encreur peut être très utile, notamment pour les documents échangés avec d’autres entreprises, avec les clients, avec les fournisseurs et avec les autres collaborateurs. Lorsque vous envoyez une lettre à une entité, ce cachet n’est pas obligatoire, mais un organisme peut insister sur ce point et ne pas considérer votre dossier. Sur le tampon d’une entreprise, on peut facilement retrouver les informations générales, mais aussi juridiques à savoir sa dénomination, sa raison, son adresse ainsi que son capital. En un seul coup alors, vous mettez sur une lettre ou un document tous ces données. Il faut tout de même noter que ce cachet doit être accompagné de la signature de celui qui envoie la lettre pour la faire valoir.

Pour valider une procédure administrative ou authentifier un document

Il est également possible d’utiliser le tampon encreur sur les documents en interne au sein d’une entreprise. Un directeur administratif peut mettre un cachet sur un devis pour souligner le fait qu’il approuve le devis. Au service comptabilité, le tampon encreur permet de certifier les documents comptables, les factures ainsi que les devis. On pourra alors retrouver plusieurs cachets si l’entité est plus importante et qu’il y a plusieurs responsables. Pour le recrutement d’un nouvel employé, ce tampon encreur peut être utilisé. Lorsque les dossiers arrivent à l’accueil de l’entreprise et celui qui l’a reçu peut mettre son cachet pour confirmer que c’est bien lui qui a reçu le courrier. Lorsque le dossier arrive au responsable de recrutement, il pourra mettre son tampon pour valider un dossier. Il pourra par la suite passer le dossier au responsable du service auquel sera affecté le nouvel employé. Ce cachet vous permettra de retracer facilement devant qui le document a passé et qui les a approuvés. Cette même technique avec l’utilisation du tampon encreur est aussi employée dans d’autres procédures.

 

 

 

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