Vers une gestion industrielle du courrier égrené

Vers une gestion industrielle du courrier égrené

Le courrier égrené regroupe les lettres individuelles issues de divers services, dont la production ne peut être automatisée. Les documents sont traités un à un de la création à l’envoi, en passant par la validation. Il existe des solutions destinées à simplifier ce traitement afin de réduire le coût lié à la production et à l’affranchissement du courrier égrené. Ces applications intéressent les grandes entreprises aussi bien que les PME dans le souci d’optimiser la gestion du courrier tout en assurant une relation clientèle de qualité.

Comment se passe l’automatisation ?

Les solutions actuelles ont pour objectif premier de capturer et de qualifier ces communications. Il s’agit donc de transférer le courrier généré sur une plateforme dédiée, puis de notifier tous les renseignements relatifs à ce document : conditions d’impression, type d’envoi (recommandé, par exemple), type d’enveloppe… Ces tâches sont effectuées par des logiciels qui peuvent reconnaître de manière très précise les détails du contenu d’un courrier, et qui assurent un tri efficace. Les activités de traitement et de classification manuels sont ainsi automatisées afin de réduire les erreurs et le temps passé sur ces tâches.

Des conditions requises pour le traitement de masse

La capture passe par le traitement des métadonnées en vue d’une indexation, afin que les documents soient conservés de manière à être accessibles par les différentes applications métier et l’ERP de l’entreprise. Mais ce n’est pas suffisant pour passer à l’industrialisation du courrier égrené. Il s’agit également d’affranchir un nombre suffisamment important de lettres, qui doivent pour leur part respecter une charte graphique uniformisée pour faciliter l’automatisation. Il est alors possible d’envisager un traitement de masse visant à réduire les tarifs d’affranchissement en envoyant des plis homogènes à grande échelle.

Application logicielle : trois types de solutions disponibles

Pour les entreprises désirant faire appel à un expert en courrier égrené, les professionnels proposent trois options dans l’usage de leurs logiciels : le mode sous licence, le Cloud ou en hybride. Les offres on-premises permettent d’héberger les données dans les serveurs de l’entreprise même, et d’utiliser l’application à la suite d’un achat de licence. Le mode SaaS consiste pour sa part à « louer » les ressources et les services d’un prestataire. Enfin, une offre hybride combine les deux, il est ainsi possible de séparer les tâches de traitement du courrier égrené (capture et qualification) pour les réaliser soit dans les locaux documentaires de l’entreprise, soit dans le Cloud. Le choix dépend généralement des moyens de chaque société et de ses besoins.

Laisser un commentaire